Il nostro Paese viene spesso esortato a fare di più in termini di digitalizzazione, in diverse aree. Il Country report che ci riguarda, stilato nell’ambito delle analisi della Commissione Europea sullo Stato del decennio digitale, suggerisce infatti all’Italia di fare di più in termini di digitalizzazione dei servizi pubblici e di accelerare l’implementazione di misure sia esistenti che già pianificate.

Stesso discorso in materia di competenze digitali: solo il 46% della popolazione possiede quelle di base. Un fattore che mina la capacità di beneficiare delle opportunità digitali e di esercitare quella che viene definita cittadinanza digitale.

Ma, a quanto pare, questi limiti si fanno sentire meno quando è il caso di apporre una firma digitale. C’entra ovviamente anche, in alcuni casi, la mancanza di alternativa: spesso, a favorire l’affermarsi di un fenomeno, o di una prassi, tanto più in ambito digitale, è quel nudge, nemmeno troppo gentile, rappresentato dall’obbligo.

Firma digitale: una rivoluzione epocale per la Pa

La pubblica amministrazione è sicuramente uno degli ambiti che valorizza di più questa opportunità: sin dalle origini, la firma ha rappresentato infatti un elemento vitale del processo di e-government e ha contribuito in maniera forte a un ventaglio di cambiamenti, dalla digitalizzazione dei procedimenti amministrativi, alla gestione informatizzata dei flussi documentali. La smaterializzazione dei documenti cartacei ha prodotto vantaggi trasversali, anche in termini di impatti ambientali e logistici.

Di una firma digitale (intesa come firma elettronica qualificata), come ricorda Agid, possono dotarsi tutte le persone fisiche rivolgendosi “ai prestatori di servizi fiduciari qualificati autorizzati da Agid che garantisco l’identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale”.

Apponendola a un documento, ha lo stesso valore di una firma autografa: certifica quindi l’identità di chi lo ha firmato, l’integrità e il non ripudio del documento.

Inoltre, la firma digitale consente di attivare workflow automatizzati ed è disponibile sia in locale che da remoto. La differenza è che, da remoto, non è necessario servirsi di un dispositivo fisico per apporla: basterà utilizzare il software o l’app del prestatore del servizio scelto autentificandosi via Otp (one time password): la firma viene generata su un Hsm (hardware security module) di cui è responsabile il certificatore accreditato. In modalità locale, invece, ci sarà bisogno di un dispositivo che appartiene al titolare (es: una smart card o un token per la firma digitale).

Nel novero delle firme elettroniche avanzate rientra anche quella grafometrica: viene prodotta dall’utente di proprio pugno mediante l’impiego di un hardware di acquisizione (es: un tablet grafometrico) e la firma, una volta acquisita, viene associata al documento informatico.

Argentea propone A4PASign

Nell’ambito dell’offerta per la Pa, Argentea propone A4PA Sign, lo strumento che consente di firmare digitalmente qualsiasi documento, anche da remoto.

Pensata per i professionisti della Pa, consente ai responsabili e ai dirigenti di poter verificare, in qualsiasi momento, la presenza di documenti che aspettano di essere approvati, all’interno delle piattaforme dedicate A4PASioe+ e A4PACons. Approvazione o rifiuto del documento saranno poi tracciati dal log del processo autorizzativo.

L’applicativo di Argentea necessita di installazione in quanto richiede il riconoscimento della persona autorizzata a firmare ma si collega all’ecosistema delle soluzioni Argentea che sono del tutto web based.

Nel 2023, il totale delle transazioni oltrepassa a fine agosto i 248 milioni, per un controvalore pari a oltre 50 miliardi di euro, con un importo medio di transazione pari a 204 euro. Il radicamento della piattaforma che consente di pagare tributi, imposte o rette verso la Pa e i restanti soggetti aderenti è un fatto e i tassi di crescita sullo scorso anno (+18%) rimarcano i margini esistenti.

Per cittadini ed enti creditori si è trattato di un cambiamento epocale, di sostanza, che ha naturalmente messo in gioco svariati aspetti, da quelli più prettamente organizzativi, infrastrutturali e tecnologici a quelli culturali, portando all’interno di un sistema un tempo prettamente fisico tutti i vantaggi della multicanalità, quindi la possibilità di utilizzare diversi strumenti e un ventaglio di canali che rispecchia le stesse possibilità di altri contesti che nulla hanno a che fare con lo Stato. Uno dei principali obiettivi della piattaforma è da sempre la promozione del pagamento elettronico.

Quanti e quali pagamenti PA

Ma sarebbe anche riduttivo limitarsi a parlare di pubblica amministrazione come mero sinonimo di enti statali, in quanto nella gran parte dei casi l’ente beneficiario è certamente una Pa; ma rientrano nel novero anche società a controllo pubblico o gestori di pubblico servizio.

Una specifica tutt’altro che pleonastica, in quanto si amplia il novero dei casi in cui è possibile effettuare i pagamenti direttamente sul sito o sull’app dell’ente creditore attraverso la piattaforma di pagamento standard (non è un sito per pagare ma un sistema standardizzato che garantisce l’uniformità di numerosi processi, ndr).

Rientrano nelle casistiche dei pagamenti che transitano attraverso la piattaforma, “tributi, tasse, utenze, rette, quote associative, bolli, multe, ammende, sanzioni, canoni e qualsiasi altro tipo di pagamento verso le Pa centrali e locali, comprese le scuole, le università, le Asl, ma anche verso altri soggetti, come le aziende a partecipazione pubblica e i gestori di pubblici servizi”.

Nell’elenco può rientrare quindi il pagamento della Tari ma anche quello dei contribuiti dei lavoratori domestici, il pagamento delle multe ma anche riscatti e ricongiunzioni.

Pochi dubbi per i pagamenti

Ma posto che il contribuente potrebbe non sapere o meno se un ente abbia aderito a pagoPa, e posto che l’ente potrebbe avere già delle modalità elettroniche di pagamento a disposizione della propria utenza, cosa consente di capire che quel tipo di pagamento rientra nell’ambito dei pagamenti con la piattaforma dedicata alla Pa?

Come spiega la stessa piattaforma, il logo identificativo dell’adesione al Sistema è rilasciato solo ai soggetti, siano essi enti creditori o prestatori del servizio di pagamento, già aderenti. Quindi l’utenza può comprendere immediatamente se il soggetto pubblico o il prestatore di servizi di pagamento è aderente al Sistema grazie al logo.

Poniamo il caso di un cittadino che ottiene una prestazione in una struttura sanitaria privata che opera in regime di accreditamento al servizio nazionale. In tal caso è possibile pagare la prestazione con l’app o con qualunque altra modalità di pagamento offerta dalla piattaforma? Sì, perché in quel caso la struttura opera come gestore di pubblico servizio (avendo ottenuto l’accreditamento) e quindi è obbligata a aderire al sistema.

Risolto ogni eventuale dubbio, non resta che pagare, via app o online (sul sito dell’ente creditore, sul servizio di home banking, ecc) così come sul territorio (in banca, presso gli uffici postali) e naturalmente si può fare anche elettronicamente, grazie alle soluzioni Pos che gli enti usano per offrire ai cittadini la stessa experience già nota in altri ambiti.

Se fino a qualche anno fa bollettini postali e contanti hanno rappresentato i mezzi più comuni per pagare servizi, tributi, multe, ecc, la grande svolta si è concretizzata con la penetrazione del pagamento digitale anche nell’ambito della Pubblica Amministrazione.

Come noto, oggi i cittadini hanno a disposizione più modalità/canali per adempiere ai propri obblighi di pagamento verso la Pubblica Amministrazione, le società a controllo pubblico o altri soggetti aderenti alla piattaforma nazionale pagoPa.

L’importanza del Pos tra le opzioni possibili

Pagare online e sul territorio è diventato più semplice, grazie a una diversificata serie di opzioni che spaziano dalla possibilità di utilizzare il proprio servizio di home banking al pagamento sul sito dell’ente creditore, senza tralasciare le comodissime operazioni con l’app IO.

Uno dei maggiori vantaggi di PagoPa è quello di consentire come e dove effettuare i pagamenti, meglio ancora se da remoto e in modalità totalmente digitale. Tuttavia, non mancano le occasioni in cui si paga dal vivo, presso gli esercizi convenzionati che presentano il logo PagoPa o presso gli stessi enti allo sportello: in questi casi il cittadino ha comunque la possibilità di effettuare il pagamento in modalità cashless, con carte di pagamento o con tecnologia Nfc.

Niente di strano, quindi, se presso lo sportello dell’ufficio anagrafe o di un ambulatorio Asl all’utente viene porto un Pos per completare un versamento a fronte di un servizio erogato. Proprio come succede a soggetti di altri ambiti, attraverso il Pos gli enti consentono ai cittadini di utilizzare uno strumento che già conoscono, migliorando -lato loro- i tempi di attesa e i processi di incasso. Sebbene l’esperienza di pagamento, per il cittadino, sembrerà sostanzialmente simile a quella che avviene in ambito retail, è chiaro che alcune dinamiche sono correlate alla specificità dell’intero Sistema pagoPa.

Un Pos per esigenze precise

Per gestire applicativamente il dialogo tecnico con la piattaforma pagoPa, gli enti creditori si avvalgono infatti di uno o più soggetti terzi, siano essi partner tecnologici qualificati, partner tecnologici o intermediari tecnologici. Questa relazione rende infatti possibile l’abilitazione di quelle che sono funzionalità di piattaforma, di supporto e assistenza o accessorie, compresa la possibilità, per l’ente creditore, di incassare tramite Pos.

Diversi player, in qualità di partner tecnologici, hanno contribuito all’evoluzione digitale della Pa: nel caso specifico dei pagamenti hanno messo a disposizione soluzioni Pos che, integrate con pagoPa, implementano specifiche e funzionalità proprie di questo peculiare contesto (sia in termini di compliance che di user experience).

Come in ambito retail, gli enti possono scegliere tra le soluzioni Pos a disposizione, privilegiando facilità d’uso; flessibilità operativa in condizioni diverse (es: abilitazione ai pagamenti mobili); experience fluida in fase di setup (tanto più laddove non sia richiesta l’installazione di un software, ndr); funzionalità evolute come la conservazione digitale dei dati di pagamento; l’indirizzamento degli incassi su conti correnti diversi; il rilevamento del codice di riferimento Iuv (identificativo univoco di versamento, ndr) direttamente dalla richiesta di pagamento; la notifica in tempo reale dell’avvenuto pagamento, ecc.

Forti di un know how maturato già al servizio di altri settori, molti provider hanno contribuito con il proprio apporto a questo peculiare aspetto della digitalizzazione del processo di pagamento in ambito Pa. Centrale resta il ruolo degli enti, che creano preventivamente la posizione debitoria che viene comunicata al Pos con i suoi dati fondamentali, e quello dei Psp, i Prestatori di servizi di pagamento, che rendono possibile la procedura di attivazione del pagamento stesso.

Tra le principali figurano la migrazione di dati e applicativi verso l’ambiente cloud; l’evoluzione architetturale per favorire l’interoperabilità e lo scambio di dati tra enti; la crescita di una maggiore resilienza contro le minacce cibernetiche; il miglioramento dei servizi digitali in termini di esperienza, accessibilità, velocità, a tutto vantaggio di cittadini e imprese ma anche degli stessi professionisti della Pa.

Come in altri ambiti, questo processo di cambiamento che verte sulla digitalizzazione di processi e servizi ha reso più semplice la vita di numerosi soggetti, che un tempo si scontravano con qualche bizantinismo di troppo tipico del mondo Pa ma anche con la perdita di tempo generata dal bisogno di compiere diverse operazioni in presenza, compresa quella di firmare documenti.

L’introduzione della firma digitale

Il processo che ha portato all’introduzione nel nostro paese di firme alternative a quella tradizionale autografa si è composto di più capitoli, non sempre lineari: vale la pena ricordare il Dpr 513/1997, con il Capo II specificatamente dedicato alla firma digitale (il regolamento recava “criteri e modalità per la formazione, l’archiviazione e la trasmissioni di documenti con strumenti informatici e telematici”) ma anche il recepimento della direttiva Ue 1999/93 che puntava ad agevolare l’uso delle firme elettroniche e a contribuire al loro riconoscimento giuridico sottolineandone la necessità nell’ambito delle comunicazioni e del commercio elettronico.

La direttiva all’epoca parlava di firma elettronica (Fes, firma elettronica semplice, ndr) e firma elettronica avanzata (Fea): per quest’ultima stabiliva una serie di requisiti, come la connessione in maniera unica al firmatario, la creazione con mezzi su cui il firmatario conservava il controllo esclusivo, ecc. Ma a questo quadro di possibilità, ancora oggi valido, va aggiunta la Firma elettronica qualificata: come ricorda l’Agid (Agenzia per l’Italia digitale, ndr), “la firma elettronica qualificata- o digitale- è il risultato di una procedura informatica, detta validazione, che garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio dei documenti informatici”.

Grazie alla firma digitale, sinonimo, come detto, di firma elettronica qualificata, contratti, bandi di gara, ordini di acquisto e numerosi altri adempimenti che intercorrono tra persone fisiche e pubblica amministrazione sono diventati più semplici da gestire, senza perdere nulla in termini di validità legale. In ballo, quando si parla di firma digitale, ci sono vantaggi nodali, che pari sono per la Pa e per chi si confronta con lei: l’efficienza del workflow documentario, la produttività, la velocità di flussi di diverso tipo (pagamenti, transazioni, ecc)

Firma digitale locale o remota

Per dotarsi di una firma digitale, le persone fisiche, siano esse “cittadini, amministratori e dipendenti di società e pubbliche amministrazioni” devono rivolgersi a prestatori di servizi fiduciari qualificati, siano essi soggetti pubblici o privati che, riconosciuti tali da Agid, garantiscono l’identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale.

La possibilità di utilizzare una firma digitale ha certamente prodotto uno snellimento di numerosi processi e ha allineato, anche dal punto di vista dell’experience tecnologica, quella che è da sempre una procedura burocratica a un atto più smart e contemporaneo.

La firma digitale può essere utilizzata da remoto ma anche in modalità locale. Nel primo caso, non sono necessari dispositivi fisici. Basta semplicemente connettersi alla rete da un dispositivo personale, utilizzare il software o l’app del prestatore del servizio scelto previa autentificazione che avviene via Otp (one time password): la firma viene generata su un Hsm (hardware security module) che è sotto la responsabilità del certificatore accreditato.

Ma la firma digitale si può utilizzare anche in modalità locale: è utile tenere conto di questo aspetto, perché in questo caso la scelta di un prodotto di firma digitale equivale alla scelta di un tool che appartiene fisicamente al titolare (es: una smart card o un token per la firma digitale).
La firma digitale ha cambiato volto ai processi documentali ma anche a quelli autorizzativi, particolarmente importanti per i professionisti della PA: era così fin dalle origini, ma lo smartworking in pandemia ha confermato che è fondamentale poter esercitare, anche lontano dall’ufficio, le stesse funzioni e prerogative senza dover presidiare la scrivania.

Gli enti pubblici che si servono quindi della firma digitale al fine di assicurare integrità, autenticità e non ripudio del documento informatico possono scegliere il provider che offre le soluzioni più giuste per le esigenze legate ai processi autorizzativi ma anche per tutti quegli aspetti più di background che possono tornare utili in particolare a responsabili e dirigenti, come l’utilizzo di piattaforme dedicate per verificare la presenza di documenti in attesa di approvazione.