I buoni pasto elettronici sono un modo ormai molto diffuso per offrire ai dipendenti un beneficio in termini di welfare da parte delle aziende. Rispetto ai vecchi buoni pasto cartacei, quelli elettronici sono molto più pratici e comodi, e sono esenti da oneri fiscali e previdenziali; tuttavia, la loro gestione richiede comunque alcune attenzioni particolari.
Vediamo i 7 step per gestire al meglio i buoni pasto da erogare alle proprie risorse.

Step 1: Scegliere la tecnologia di gestione

La prima cosa da fare per gestire i buoni pasto elettronici è scegliere la tecnologia di gestione, passo apparentemente scontato ma in realtà non banale. Esistono diverse opzioni tra cui scegliere, come le carte prepagate o le app mobili, e la scelta dipende dalle esigenze della tua azienda e dei tuoi dipendenti. Ad esempio, se i tuoi dipendenti utilizzano molto i loro smartphone, potresti optare per un’app mobile.
Tutto nell’ottica di una miglior UX.

Step 2: Acquistare i buoni pasto elettronici

Una volta scelta la tecnologia di gestione, si passa all’acquisto. I buoni pasto elettronici possono essere acquistati direttamente dalle società che li emettono o attraverso intermediari.

Step 3: Distribuire i buoni pasto elettronici ai dipendenti

Dopo aver acquistato i buoni pasto elettronici, è necessario distribuirli ai dipendenti, insieme alla formazione adeguata all’utilizzo e alle normative che ne regolano l’uso. È importante trasmettere il messaggio che i buoni pasto non sono un benefit, ma una parte della retribuzione.

Step 4: Monitorare l’utilizzo dei buoni pasto elettronici

Per evitare frodi o abusi nell’utilizzo dei buoni pasto elettronici, fondamentale è monitorarne l’utilizzo. I dati di utilizzo sono interpretabili attraverso appositi software di gestione, e comprendono metriche relative al numero di utilizzi, alla frequenza di utilizzo e all’esercizio commerciale presso cui vengono usati.

Step 5: Ricaricare i buoni pasto elettronici

Quando i buoni pasto elettronici sono esauriti, va da sé che è necessario ricaricarli. Il tempismo è fondamentale: la ricarica deve avvenire secondo i tempi prestabiliti che permettano al dipendente un uso continuativo dei buoni.

Step 6: Gestire le scadenze dei buoni pasto elettronici

I buoni pasto elettronici hanno una scadenza, generalmente di un anno. Scadenza che è importante monitorare e che va gestita nel migliore dei modi lato dipendenti. Ad esempio, potresti inviar loro un promemoria qualche settimana prima della scadenza, o valutare un rinnovo della scadenza laddove la quantità accumulata fosse importante. Non sempre è possibile, ma quando lo è questo costituisce un plus agli occhi dei dipendenti.

Step 7: Fornire assistenza ai dipendenti

In caso di problemi o difficoltà nell’utilizzo dei buoni pasto elettronici, è importante fornire assistenza ai dipendenti. Oggi l’opportunità è ampia: si può considerare di strutturare una chatbot, un numero dedicato, un’assistenza online, addirittura un canale Telegram.

In conclusione, la gestione dei buoni pasto elettronici rappresenta una soluzione moderna e pratica per le aziende e i dipendenti. Grazie alla loro digitalizzazione, i buoni pasto diventano più facili da utilizzare e da gestire, riducendo i costi e i tempi di gestione. L’utilizzo consapevole di questi strumenti digitali consente anche di avere un maggiore controllo sull’utilizzo dei buoni pasto da parte dei dipendenti, evitando così eventuali abusi o sprechi. L’introduzione dei buoni pasto elettronici è un’opportunità per le aziende di dimostrare la tendenza ad adottare soluzioni innovative, migliorando così la propria immagine e reputazione.